Η επιλογή λογισμικού, σε μια επιχείρηση λιανικού εμπορίου, είναι μία διαδικασία που συνδέεται άμεσα με τις στρατηγικές επιλογές ανάπτυξης της. Όσο αναπτύσσεται η επιχείρηση, τόσο αυξάνονται τα δεδομένα και οι απαιτήσεις για εξαγωγή αναφορών και συμπερασμάτων.
Για παράδειγμα, όταν ένα κατάστημα επεκτείνει τις δραστηριότητες του, είτε θέτοντας σε λειτουργία καινούργια σημεία πώλησης (υποκαταστήματα), είτε εκμεταλλευόμενο διαφορετικά κανάλια, όπως eShop, οι διαδικασίες για την εξυπηρέτηση των καναλιών και των πελατών γίνονται όλο και πιο απαιτητικές.
Για την μηχανογράφηση, το λιανεμπόριο αντιμετωπίζεται ως μια μεγάλη κάθετη αγορά και μέσα σε αυτή οριοθετούνται υποκατηγορίες, όπως: πολυκαταστήματα, αλυσίδες Super markets, μικρά καταστήματα λιανικού εμπορίου, περίπτερα, πωλήσεις μέσω διαδικτύου (internet sales). Σε καθεμιά από αυτές τις υποκατηγορίες οι κατασκευαστές λογισμικού προτείνουν τις ανάλογες κάθετες POS & Retail λύσεις τους.
Λογισμικό Εντατικής Λιανικής Πώλησης
Τα ολοκληρωμένα συστήματα διαχείρισης Εντατικής Λιανικής Πώλησης (POS & Retail), αποτελούνται από μία σειρά "ενοτήτων". Κάθε "ενότητα" εκτελεί μία συγκεκριμένη λειτουργία και έχει την δυνατότητα να μοιράζεται κοινές πληροφορίες και δεδομένα με τις άλλες ενότητες. Για την επιτυχημένη υλοποίησης μιας λύσης απαιτούνται μία σειρά από ρυθμίσεις και προσαρμογές σύμφωνα με τις ανάγκες κάθε επιχείρησης π.χ η επικοινωνία μεταξύ καταστημάτων, η συλλογή και η παρακολούθηση των δεδομένων πελατών, προμηθευτών, κ.α.
Ενότητες συστήματος Εντατικής Λιανικής Πώλησης
- "POS - Σημείο Πώλησης"
Η ενότητα "POS - Σημείο Πώλησης", χειρίζεται το σύνολο των συναλλαγών που εκτελούνται σε καθημερινή βάση (όπως πωλήσεις, επιστροφές, εκπτώσεις, κλείσιμο ταμείου ημέρας κ.α). Οι περισσότερες εφαρμογές χειρίζονται τις λειτουργίες αυτές ικανοποιητικά. Ωστόσο, κάποιες διαφορές μπορούν να εντοπισθούν στην ευκολία με την οποία υλοποιούνται αυτές οι λειτουργίες, και στην ικανότητα τους να ανταπεξέλθουν σε πιο εξελιγμένους χειρισμούς, όπως: παρακολούθηση πελατών, ειδικές εκπτώσεις, αναζητήσεις προϊόντων, χειρισμό σε οθόνη αφής, σύνδεση με Barcode Scanner για ταχύτερη πώληση. Η πληροφόρηση που παρέχει η συγκεκριμένη ενότητα, δίνει την δυνατότητα στην επιχείρηση να αντιμετωπίσει με πιο αποδοτικό τρόπο την δημιουργία εφοδιαστικής αλυσίδας και να υποστηρίξει πιο σύνθετα συστήματα τιμολόγησης προς όφελος του καταναλωτή.
- "Αγορά - Προμήθειες"
Η ενότητα "Αγορά-Προμήθειες", πρέπει να ικανοποιεί όλες τις λειτουργίες των επιχειρήσεων λιανικού εμπορίου. Για παράδειγμα: Παρακολούθηση Προμηθειών, Ημερομηνίες Παραλαβής, Παρακολούθηση ημερομηνίας λήξης προϊόντων κ.α. Και στην περίπτωση αυτή, το είδος της πληροφόρησης που παρέχεται, δίνει την δυνατότητα στις επιχειρήσεις να εφαρμόζουν ασφαλής τακτικές διαχείρισης της αποθήκης. Έτσι "στενεύουν" τα περιθώρια λάθους και επομένως η επιχείρηση είναι πιο βέβαιη ότι μειώνονται στο ελάχιστο οι πιθανότητες να αντιμετωπίσει προβλήματα που έχουν να κάνουν με καθυστέρηση παραγγελιών - παραλαβών, κ.α.
- "Διαχείριση Αποθεμάτων"
Η ενότητα "Διαχείριση Αποθεμάτων", πρέπει να παρέχει εργαλεία με τα οποία η επιχείρηση μπορεί να οδηγηθεί στην λήψη έγκαιρων αποφάσεων. Η πρόκληση είναι, να εξάγονται συνοπτικές και περιληπτικές αναφορές (reports) και να γίνεται διαχείριση χρήσιμων πληροφοριών, έτσι ώστε να εντοπίζονται οι ευκαιρίες. Κάνοντας χρήση της πληροφόρησης αυτής που εξάγεται από την αντίστοιχη ενότητα, η επιχείρηση μπορεί να αντιμετωπίσει καταστάσεις και να δράσει προληπτικά.
- "Πολλαπλά Σημεία Πώλησης"
Η ικανότητα ενός συστήματος Εντατικής Λιανικής Πώλησης να παρακολουθεί τις πωλήσεις και τα αποθέματα σε περισσότερα από ένα σημεία πώλησης, σχετίζεται με την επικοινωνία και την ακεραιότητα των δεδομένων. Τα συστήματα POS αποθηκεύουν σε καθημερινή βάση συναλλαγές και στέλνουν τα δεδομένα σε ένα κεντρικό υπολογιστή (server). Τα δεδομένα αυτά, είναι έτοιμα να παρουσιαστούν υπό μορφή ειδικών αναφορών, τόσο για κάθε κατάστημα ξεχωριστά, όσο και σε μία ενοποιημένη βάση. Και στην περίπτωση αυτή, το είδος της πληροφόρησης που παρέχεται, δίνει την δυνατότητα στην επιχείρηση να ελέγχει με πιο αποτελεσματικό τρόπο την εφοδιαστική της αλυσίδα. Επίσης, είναι πιο αποδοτική η προσπάθεια που γίνεται από την επιχείρηση για μείωση των ελλειμμάτων και τον καλύτερο έλεγχο των αποθεμάτων. Επιπλέον με τα συστήματα POS, γίνεται καλύτερος έλεγχος των ηλεκτρονικών συναλλαγών. Άλλες πολύτιμες και Εξειδικευμένες Ενότητες που μπορεί να έχει ένα σύστημα Διαχείρισης Εντατικής Λιανικής Πώλησης, είναι:
- "Παραγωγικότητα Ταμείων & Υπαλλήλων"
Παρακολούθηση των πωλήσεων ανά Ταμείο και Υπάλληλο με διάφορα στατιστικά π.χ Πωλήσεις ανά βάρδια υπαλλήλου, μέσος όρος πωλήσεων, πωλήσεις ανά ώρα.
- "Χρέωση - Πίστωση"
Ενσωμάτωση λογισμικού στο σύστημα POS, που επιτρέπει αγορές με χρεωστικές και πιστωτικές κάρτες. Οι αποδείξεις της συναλλαγής βγαίνουν από το σύστημα POS, ενώ το μηχανάκι της Τραπέζης συνδέεται σε μία θύρα του συστήματος POS.
- "Ηλεκτρονική Τιμολόγηση, myDATA"
Αυτοματοποιημένη διαβίβαση συνόψεων & χαρακτηρισμών, λήψη και αποθήκευση MARK, έλεγχοι εγκυρότητας δεδομένων, ασφαλής διαβίβαση στην ΑΑΔΕ.